کارت ویزیت الکترونیکی vCard استانداردی برای ذخیره و انتقال اطلاعات تماس بین دستگاه‌ها با سیستم‌عامل‌های مختلف است. شما به راحتی اطلاعات تماس را با جزئیات کامل می‌توانید بین کامپیوتر و موبایل با ابزارهای ارتباطی مانند بلوتوث یا ارسال از طریق ایمیل، مبادله کنید. این امکان، همراه با تقویم الکترونیک vCalendar می‌تواند برای مدیریت تماس‌ها و زمان و مکان و جزئیات قرارهای ملاقات استفاده شود.
بخش نخست – کارت ویزیت الکترونیکی – vCard
پروژه vCard یا کارت ویزیت الکترونیکی -که یک استاندارد پذیرفته شده در ارتباطات الکترونیکی است- مناسب‌ترین وسیله برای مبادله اطلاعات شخصی (PDI=Personal Data Interchange) می‌باشد. در سیستم‌های مخابراتی پیشرفته این خدمات از طریق اپراتورهای مخابراتی هم انجام می‌شود. اپ‌ها و سایت‌هایی هستند که این خدمات یعنی ارسال کارت ویزیت الکترونیکی را برای مشترکان خود انجام می‌دهند. استاندارد کارت ویزیت الکترونیکی مرتب به روز رسانی می‌شود. امروزه یکی از پارامتر‌های سبز بودن (استاندارد حفظ محیط زیست) استفاده از کارت ویزیت الکترونیکی است.
امکانات کارت ویزیت الکترونیکی vCard
- کارت ویزیت الکترونیکی اطلاعات اساسی شما را نگه می‌دارد که شامل نام، نشانی (خانه، محل کار)، شماره‌های تلفن (خانه، محل کار، فکس، موبایل و …)، آدرس ایمیل و سایت وب می‌باشد.
- همه vCardها در عین حال می‌توانند اطلاعات گرافیکی و صوتی را مانند عکس، لوگوی شرکت و قطعه ی صوتی (مثلا برای تلفظ نام شما) داشته باشند.
- اطلاعات جغرافیایی و اختلاف ساعت با گرینویچ (Time Zone) نیز به مخاطبان شما کمک می‌کند که بدانند چه ساعتی می‌توانند با شما تماس بگیرند.
- vCardها می‌توانند به چند زبان متفاوت هم باشند.
- ویژگی قابل حمل و مستقل بودن از سیستم عامل باعث شده است که شما بتوانید نرم‌افزار سازگار با vCard را در هر کامپیوتری استفاده نمایید.
- vCardها کاملا منطبق بر استاندارد و قابل استفاده در اینترنت بوده، کاربرد‌های متنوعی دارند.
- در نسخه ۴ فیلدهای جنسیت، تاریخ تولد، کدینگ بین‌المللی UTF-8 و همینطور ترجمه چندزبانی هم اضافه شده است.
موارد استفاده از کارت ویزیت الکترونیکی vCard
مبادله با بلوتوث
تصور کنید که در یک جلسه کاری رفته اید و کارت ویزیت الکترونیکی خود را از طریق موبایل یا لپ‌تاپ – که توسط هر کمپانی و با هر سیستم عاملی تولید شده باشد – در چند ثانیه مبادله می‌نمایید و شرکت کننده گان در جلسه به طور خودکار اطلاعات تماس شما را در پوشه اختصاصی خود ذخیره می‌نمایند. این کار باعث می‌شود که در موقع لزوم این اطلاعات شما برای تماس تلفنی، ارسال فکس یا ایمیل یا حتی آغاز یک کنفرانس ویدئویی استفاده شود و نیازی به وارد کردن دستی این اطلاعات نخواهد بود.
ایمیل
در اینترنت گشت و گذار می‌کنید و تصویر یک سایت تجاری را می‌بینید که به صورت تبلیغات اینترنتی در یک صفحه وب در حال نمایش است. روی دکمه vCard کلیک کنید تا کارت ویزیت الکترونیکی آن شرکت روی کامپیوتر شما ذخیره شود. به راحتی می‌توانید آن را در دفتر تلفن الکترونیکی یا پوشه اختصاصی خود ذخیره کنید تا در آینده برای تماس با آن شرکت نیاز به مراجعه به سایت و دریافت اطلاعات شماره تلفن و فکس از صفحه ی «تماس با ما» نباشید.
کارت ویزیت الکترونیکی تان را می‌توانید در ایمیل هایی که می‌فرستید ضمیمه کنید تا به طور خودکار توسط گیرنده ی ایمیل دانلود شده، در محل ذخیره ی اطلاعات تماس وی قرار گیرد تا در آینده برای تماس با شما نیازی به جستجوی ایمیل و یافتن اطلاعات تماس شما نباشد.
کنفرانس ویدئو و متن
یک گفتگوی ویدئویی یا متنی می‌تواند در آغاز با مبادله ی کارت ویزیت الکترونیکی شروع شود که اطلاعات تماس هر کدام از شرکت‌کنندگان در اختیار بقیه قرار گیرد.
وضعیت کنونی کارت‌های ویزیت الکترونیکی
آن چه گفته شد در نگارش ۴٫۰ vCard توسط IETF تأیید شده است. این ویژگی‌ها با همکاری و هماهنگی تولید کنندگان سرشناس نرمافزارهای دسکتاپ (PIM , telephony) ، موبایل، مرورگر‌های وب، سیستم‌های ایمیل، اطلاعات آنلاین و دایرکتوری سرویس‌ها ایجاد شده‌اند. در واقع کارت ویزیت الکترونیکی توسط کاربران و توسعه‌دهندگانی که از آن استفاده می‌کنند، به تصویب رسیده است.
بخش دوم – تقویم الکترونیکی – vCalendar
فرض کنید می‌خواهید:
-
قرار ملاقات‌ها و سایر رویداد‌ها را که در اینترنت یا داخل برنامه‌های ایمیل کلاینت مانند آئوتلوک آفیس ذخیره کرده‌اید، بدون نیاز به ورود مجدد داخل تقویم موبایل با هر سیستم عاملی داشته باشید.
-
یک جلسه را با گروهی از افراد که هر کدام‌شان از نرمافزارهای متفاوتی برای تقویم و زمان‌بندی استفاده می‌کنند، به آسانی زمان‌بندی کنید و به اشتراک بگذارید.
-
قرار ملاقات‌ها و فهرست کار‌های در دست اقدام (to-do List) را از ضمیمه ایمیل به هر نرم‌افزار مدیر اطلاعات شخصی منتقل کنید.
این تصورات شما واقعیت می‌یابند وقتی که از نرمافزارهای تقویم و زمان بندی سازگار با vCalendar استفاده می‌کنید. مستقل بودن از سیستم عامل ویژگی بارز vCalendar است. چیزی که پیش از این به این آسانی نبوده است. ویژگی‌های vCalendar شرکت Versit امکانات وسیع و متنوعی را جدا از این که چه سیستم عاملی استفاده می‌کنید در اختیار تان قرار می‌دهد و تمامی‌نیاز هایی را که در اندیشه تان بوده برطرف می‌نماید.
استفاده از ایمیل برای زمان بندی یک جلسه
می‌خواهید یک جلسه را با کارکنان بخش‌های مختلف شرکت یا سازمان تان زمان بندی و هماهنگ کنید، که هر کدام شان از نرم‌افزار یا سیستم عامل‌های متفاوتی استفاده می‌نمایند. شما از طریق یک ایمیل که یک ضمیمه ی تقویم الکترونیکی (vCalendar) دارد، این موضوع را به آن‌ها اعلام می‌نمایید. هر کدام از گیرنده گان ایمیل ضمیمه ی تقویم الکترونیکی را از داخل ایمیلش مستقیما به داخل برنامه ی تقویم خودش می‌اندازد (Drag ‘n Drop). بلافاصله تمامی‌اطلاعات مربوط به جلسه اعم از تاریخ و ساعت و محل و رویداد‌های مرتبط با آن در تقویم کاری وی درج می‌شود. مقایسه کنید با حالتی که منشی شما به تک تک آن‌ها خبر بدهد و هر کدام از افراد مذکور نیز در گوشه ی سر رسید رو میزی یا کف دست شان با خود کار بنویسند و طبق معمول بدون توجه به ساعت جلسه با شما، با افراد دیگر نیز قرار ملاقات بگذارند.
مدیریت پروژه
شما یک مدیر پروژه ی بزرگ هستید که گروه بزرگی از پیمانکاران از شرکت‌های مختلف را مدیریت می‌نمایید. تیم شما از یک وب سایت اینترنتی برای دسترسی به اطلاعات پروژه توسط اعضا استفاده می‌نماید. هر کدام از شرکت‌ها نیز از برنامه ی تقویم کامپیوتری در سیستم عامل دلخواه خودش و استفاده می‌کند و شما باید بتوانید تقویم زمان بندی پروژه را دستکاری، به روز رسانی و در نهایت بین پیمانکاران توزیع کنید. راه حل آسان برای شما استفاده از vCalendar به صورت متصل به وب سایت تان است که اعضای تیم پروژه بتوانند به راحتی رویداد‌ها و وظایف محول شده ی مربوط به خود شان را دانلود و استفاده نمایند. با استفاده از تقویم الکترونیکی استاندارد شما می‌توانید از طریق جدول زمانی اصلی پروژه تان تقویم تک تک آن‌ها را به روز رسانی نمایید.
مدیریت برنامه‌ها و رویداد ها
به هنگام گشت و گذار در سایت‌های اینترنتی به یک آگهی جالب بر می‌خورید. یک نمایشگاه و کارگاه آموزشی چند روزه در زمینه ی کاری خود تان. به عنوان مدیر بازاریابی شرکت تان مایل هستید که اطلاعات و جزئیات بیشتری در خصوص نمایشگاه و محتوای آن بدانید. خوشبختانه وب سایت همایش یک تقویم کامل از برنامه‌های آن شامل زمان ثبت نام، اطلاعات مربوط به مسافرت و حضور در محل، محدودیت رزرو غرفه ها، هتل‌ها و زمان بندی برنامه‌های نمایشگاه و سایر موارد مرتبط برای دانلود در دسترس بازدید کننده‌ها گذاشته است. با کلیک روی آیکن تقویم الکترونیکی بلافاصله فهرست برنامه‌های نمایشگاه را به صورت آیتم‌های جهت اقدام (to-do) و فعالیت (action) خواهید داشت که اطلاعات کاملی در باره ی آماده گی یا ثبت نام خواه به صورت غرفه دار یا بازدید کننده در اختیار تان قرار می‌دهد. این اطلاعات به صورت قابل انعطاف در یک vCalendar ذخیره شده اند و به راحتی وارد برنامه ی تقویم الکترونیکی و زمان بندی شما می‌شوند. حالا برای انتشار این خبر بین همکاران تان یا افراد ذی ربط سازمان کافی است vCalendar مربوط را به صورت ایمیل به افراد مورد نظر بفرستید.
تقویم تحت وب
شما مدیر فروش بلیط‌های یک کنسرت هستید. سیاست شرکت شما این است که اطلاعات مربوط به زمان بندی برنامه کنسرت شامل فهرست خواننده گان، زمان اجرا، آخرین مهلت لغو بلیط و … را در داخل وب سایت قرار دهد. وب سایت شما امکان دانلود تقویم را با فورمت vCalendar برای بازدید کننده گان قرار داده است و مرورگر‌ها بلافاصله تقویم الکترونیکی نرم‌افزار مدیر اطلاعات شخصی را به روز رسانی و اطلاعات کنسرت را داخل آن درج می‌کنند. علاوه بر این با استفاده از کارت ویزیت الکترونیکی vCard که داده‌های محل جغرافیایی و … در آن ثبت شده است می‌توانید اطلاعات آدرس محل و مسیر‌های حمل و نقل (درون شهری یا بین شهری) به مقصد محل کنسرت را در اختیار مشتریان قرار دهید.
در باره ی vCalendar
این استاندارد با همکاری تولید کننده گان بزرگ PIM ها، نرمافزارهای زمان‌بندی گروهی، زمان‌بندی حرفه‌ای و مدیریت پروژه و نرمافزارهای تقویم اینترنتی تدوین شده است و امکان مبادله اطلاعات زمان‌بندی تقویم شخصی را فراهم می‌نماید.
فورمت vCalendar همان داده‌های تقویم و مدیریت زمان نرمافزارهای خاص این کار را استفاده می‌نماید البته با رعایت قابل انتقال بودن بین سیستم عامل‌های مختلف که اطلاعات رویداد‌ها (event) و فهرست کار‌های در دست اقدام (to-do List) را ذخیر می‌کنند. یک رویداد در واقع یک شیء تقویمی است که زمان مورد نیاز یک کار را در تقویم نشان می‌دهد. مثلا یک جلسه ی ۲ ساعته بین اعضای تیم که از ساعت ۹ تا ۱۱ صبح، روز ۱۱ آذر انجام می‌شود. یک فهرست در دست اقدام در واقع یک کار یا وظیف محول (ارجاع) شده را نمایش می‌دهد. مثلا ارایه گزارش ماهیانه برای فردا.
vCalendar یک استاندارد باز هست که با استاندارد‌های صنعتی دیگر مانند xOpen یا واسط برنامه نویسی مخصوص تقویم و مدیریت زمان XAPIA (CSA=Calendaring and Scheduling API) ، استاندارد بین المللی ساعت و تاریخ ISO 8601 و استاندارد‌های مرتبط MIME برای ایمیل سازگار است.
این استاندارد برای انتقال داده‌های شخصی شامل تقویم کاری و زمان بندی بین نرمافزارهای مدیر اطلاعات شخصی، سیستم‌های ایمیل و مرورگر‌های وب به کار می‌رود. امکان به اشتراک گذاری اطلاعاتی تقویمی‌توسط نرمافزارهای دیگر سازگار با vCalendar نیز توسط تکنیک‌های برنامه ی دسکتاپی مانند کپی و چسباندن (کلیب برد) و بکش – بنداز (Drag ‘n Drop) فراهم است.
در ایران، سازمان‌های بسیاری به سمت اتوماسیون اداری و حذف کاغذ از مبادلات شان پیش رفته اند. لیکن هنوز مشکلاتی در راه حذف کاغذ وجود دارد. بسیار دیده می‌شود که نرم‌افزار اتوماسیون اداری فقط در حد چند کلیک ساده برای ارجاع نامه به کارمند زیر دست توسط مدیران سازمان‌ها استفاده می‌شود. این در حالی است که اغلب نرمافزارهای اتوماسیون امکاناتی مانند تقویم کاری و مدیریت زمان برای قرار ملاقات‌ها و … فراهم آورده اند تا همه ی کارکنان و به ویژه مدیران بتوانند از این امکان استفاده نمایند.