مدت‌ها پیش فایل بانک اطلاعاتی ویدئو کلوب ِ اکسس را دانلود کردم و متأسفانه سایت منبع این برنامه را فراموش کردم. با این برنامه کاربر می‌تواند مشخصات مشتریان و فیلم‌ها را ذخیره نماید. فیلم‌ها را به مشتری امانت بدهد و گزارشی از فیلم‌های امانت داده شده همچنین سوابق مربوط به هر مشتری را که چه فیلم هایی را به امانت برده است، مشاهده و چاپ کند.
این برنامه می‌تواند برای برنامه نویسان نیز ایده‌های ابتدایی طراحی بانک اطلاعاتی را نشان دهد. در این بانک اطلاعاتی از جدول‌های مرتبط استفاده شده است.
جدول‌های برنامه به شرح زیر اند:
-
Customers: اطلاعات مشتریان را ذخیره می‌کند. فیلد CustomerID کلید اولیه است.
-
Items: اطلاعات فیلم‌ها را ذخیره می‌کند. فیلد VideoNumber کلید اولیه است.
-
Rental: جدول فیلم‌های به امانت برده شده است. همان طور که در شکل زیر می‌بینید از طریق دو فیلد کلیدی با دو جدول دیگر، رابطه ی یک به چند دارد.
-
Switchboard Items: گزینه‌های منوی اصلی صفحه ی آغازین برنامه است که در این جدول عنوان گزینه و فرم یا گزارشی که با انتخاب آن باز خواهد شد، معین شده است.
کاری که من روی این برنامه انجام داده ام در واقع فرم‌های ورود داده و گزارش‌ها را به فارسی ترجمه کرده ام. تاریخ مورد استفاده برنامه همچنان تاریخ میلادی است چون اگر از تابع مبدل شمسی استفاده می‌کردم نیاز به این بود که محاسبات متغیر تاریخ مانند تعداد روز‌های تأخیر و … را بازنویسی کنم که به دلیل غیر تجاری بودن پروژه از این کار صرف نظر کردم. در بخش طراحی جدول‌ها برای هر فیلد، مشخصه ی عنوان را نیز به فارسی برگردانده ام که اگر بخواهید فرم را گزارش جدید در محیط اکسس برای این برنامه درست کنید، نیاز به ترجمه ی نخواهید داشت (شکل زیر).
این بانک اطلاعاتی با فورمت اکسس ۲۰۰۰ طراحی شده است که در نگارش‌های بالاتر (از جمله ۲۰۱۰) نیز قابل اجرا است. فقط باید در بخش امنیت، ماکرو‌ها را فعال سازی کنید و گرنه منو‌ها و کنترل‌های روی فرم‌ها نمایش داده نخواهد شد.
به محض باز کردن فایل در محیط اکسس، فرم آغازین آن –که در شکل نخست می‌بینید- نمایش داده خواهد شد. برای تنظیم این که کدام فرم در ابتدا باز شود باید در بخش Access Options صفحه ی Current Database گزینه ی Display Form فرم مورد نظر تان را انتخاب نمایید.
با توجه به شباهت کارکرد می‌توانید این برنامه را تغییر بدهید به گونه ای که برای یک کتابخانه ی عمومی‌هم قابل استفاده باشد. فیلد‌ها را باید تغییر نام دهید و مثلا کلید اولیه را شماره سری کتاب قرار دهید. (شابک هم می‌تواند به صورت کلید اولیه باشد ولی اگر از یک کتاب چند نسخه داشته باشید مجبور هستید که شماره ی دیگری را برای عملیات امانت کتاب به آن اختصاص بدهید) موضوع بندی کتاب در کتابخانه‌های عمومی‌معمولا به روش دیوئی انجام می‌گیرد. البته برای یک کتابخانه عملیات رزرو کتاب یا مثلا محدودیت هایی مانند حداکثر تعداد کتاب هایی که یک عضو عادی می‌تواند هم زمان به امانت بگیرد و … نیز باید در نظر بگیرید.