فرم ثبت مشکلات فناوری اطلاعات در سازمان
در این موضوع دو فرم طراحی گردیده اند که می‌توانیم توسط آنها مسایل مربوط به انفورماتیک را تحت نظر بگیریم و به تبع آن با ثبت مشکلات به صورت روزانه و گزارش‌های کلی به صورت ماهیانه به تفکیک واحدهای سازمانی از بسیاری دوباره کاری‌ها در زمینه فناوری اطلاعات پیشگیری نماییم.
فرم گزارش ماهیانه فناوری اطلاعات (از اینجا دانلود کنید)
این گزارش به صورت یک فهرست روزانه از مشکلات پیش آمده در زمینه فناوری اطلاعات همراه با راه حل آنها است.
با پیش‌بینی یک روش امتیاز بندی به راحتی می‌توانیم در هر زمان وضعیت واحد سازمانی مذکور را بررسی نماییم.
واحد انفورماتیک با هر گزارش مربوط به یک مشکل پیش آمده امتیاز ۱- و با ارایه هر راه حل برای مشکل امتیاز ۱+ را به دست می‌آورد.
هدف در نهایت نگه داشتن امتیاز مورد بحث (حتی الامکان) نزدیک صفر است.
به کمک این فرم مدیریت سازمان در هر لحظه می‌تواند وضعیت سازمان را به صورت ماهیانه و یا سالیانه از نظر انفورماتیک کنترل نماید.
برای استفاده از این فرم باید نکات زیر را در نظر بگیریم:
حجم گزارش حداکثر یک صفحه باشد
از ثبت جزئیات فنی در این فرم خودداری گردد
موفقیت‌های به دست آمده از نظر صرفه جویی در وقت و زمان نیز تشریح گردد.
در صورتی که گزارش در باره حل یک مورد بحرانی است راه حل پیشگیری از تکرار آن ذکر گردد.
در پایان ماه گزارش به مدیر ارایه می‌گردد و در صورت مشاهده امتیازات منفی، مشکلات حل نشده پیگیری می‌گردند.
فرم دستورالعمل اصلاحی فناوری اطلاعات (از اینجا دانلود کنید)
این فرم جهت پیشگیری از تکرار اشکالات و حل موارد نقص فعلی می‌باشد.
این فرم، موضوع، علت و راه حل را مستند می‌نماید.
پس از تکمیل تاریخ پیاده سازی دستورالعمل و هر گونه توضیحات ضروری دیگر در آن ثبت می‌گردد.
موارد ثبت شده در فرم گزارش ماهیانه انفورماتیک در واقع فهرست موضوعی این فرم هستند.
چه چیزهایی باید تحت نظر باشد
به عنوان مثال در یکی از گزارش‌های ماهیانه به موضوع حجم بالای ایمیل‌های ارسالی مشتریان اشاره گردید. با بررسی آن متوجه شدیم که کارکنان شرکت باید وقت قابل توجهی را برای دانلود ایمیل‌های پر حجم همراه با نقشه‌ها و فایل‌های گرافیکی صرف می‌کنند و پهنای باند فعلی شرکت برای این کار مناسب نیست.
با تغییر اشتراک اینترنت از حالت ADSL به فیبر نوری، هزینه تلفن کاهش یافت، و زمان صرف شده توسط کارکنان به یک هشتم حالت قبلی رسید.
توضیح در باره حجم بالای فایل ورد
به دلیل این که فونت ایران‌سنس داخل فایل ورد قرارداده شده تا در صورت نداشتن فونت روی کامپیوتر شما، متن با همان فونت نمایش داده شود، حجم فایل یک صفحه‌ای بیش از ۱ مگابایت است.